Coronavirus

Veuillez noter que cet article de mise à jour (17/03/2020) contient de nouvelles informations vis-à-vis de notre communication précédente (du 13, 12 et 9/03/2020) concernant le contexte de coronavirus, suite aux discussions avec l’Autorité d’audit du programme.

En raison du contexte de coronavirus, tous les membres de l’équipe du SC sont actuellement en télétravail, il est donc préférable de prendre contact par courriel/téléphone portable. Merci pour votre compréhension.

 Nous avons reçu un certain nombre de questions de la part des partenaires à la lumière de COVID-19 concernant la participation à des réunions ou à l'organisation d'événements dans le cadre de votre projet. En réponse, veuillez trouver ci-dessous nos recommandations :

1)      Evaluez la situation suivant les recommandations de l’Organisation mondiale de la Santé, de la Commission européenne, des ambassades, des organismes nationaux de santé et des organisations partenaires.

2)      Annulez les réunions ou évitez de voyager si un ou plusieurs des cas suivants se présentent :

• Il existe une interdiction de voyager ou un avertissement officiel pour la région où l'événement ou la réunion a lieu et/ou d'où viennent vos participants
• Votre organisation a une politique écrite officielle qui limite les déplacements et/ou la participation aux réunions
• Pour d'autres conditions médicales justifiées (par exemple, un certificat médical personnel recommandant une restriction de voyage).
• Actuellement, la recommandation de la santé publique en France est de retarder les voyages à l'étranger ; nous accepterons donc l'éligibilité des dépenses non remboursables engagées pour des voyages ou des réunions qui ont été annulés, à condition que le lien avec l'épidémie de coronavirus soit prouvé.
• Pour un voyage dans le même pays, une annulation pour cause de force majeure est acceptable pour autant que toute demande de remboursement soit accompagnée d'une explication, soit de risques spécifiques pour la santé de l'individu, soit d’une prise de position de l’organisation concernant les voyages ou le télétravail.
• L’annulation des trajets internes en France rentre désormais dans le cadre de la Force Majeure à partir du 13/3/2020.

• L’annulation des trajets internes au Royaume-Uni rentre désormais dans le cadre de la Force Majeure à partir d’aujourd’hui (17/3/2020).

3)      Appliquez les mesures préventives suggérées par l'OMSet les organisations similaires et discutez-en avec les responsables des lieux de réunion (par exemple, mettre à disposition des désinfectants pour les mains dans les salles de réunion et procéder quotidiennement à une désinfection minutieuse à base d'alcool).

4)      Envisagez d'acheter des billets flexibles / de passer des contrats avec des fournisseurs aux conditions flexibles (par exemple pour les salles, les hôtels, etc.), à condition que cela soit conforme aux règles internes de votre organisation

Si l’événement devait être annulé, reporté ou si les partenaires/parties prenantes ne pouvaient pas y assister pour les raisons mentionnées ci-dessus, nous vous recommandons de :

• Examiner avec les parties concernées si une vidéoconférence est une alternative appropriée, afin de minimiser l'impact sur le plan de travail
• Demander le remboursement des coûts éligibles (par exemple pour le lieu de réunion, la restauration, les billets de voyage) dans le cadre des règles du programme et de votre organisation

Pour tous les coûts inéligibles : le Secrétariat conjoint estime que dans le cas de toute circonstance énumérée au point 2, les coûts inéligibles doivent être considérés comme éligibles, à condition que les documents et justifications nécessaires soient présentés (par exemple par des captures d'écran de recommandations sur le coronavirus de la part des autorités/organisations).   

Si vous avez des questions supplémentaires, veuillez contacter votre interlocuteur au sein du SC.