interreg home

FAQ

Mise à jour Covid19 - Publiée le 21/04/2020

 

Contexte

 

Réagir face au virus COVID-19 crée des défis importants pour nous tous. Nous nous trouvons dans une situation sans précédent, dont les répercussions sont très étendues à l'ensemble de la communauté.

Nous reconnaissons que la situation actuelle crée une incertitude et des défis importants pour chacun d'entre vous qui participez à la réalisation de projets existants et au développement de projets en cours.

Beaucoup d'entre vous ont soulevé des questions et des interrogations sur la poursuite de la mise en œuvre du programme et sur l'impact sur les projets approuvés et les candidatures en cours. Nous avons fourni des réponses à certaines de vos questions initiales les plus courantes sous le résumé des recommandations actuelles de la CE.

 

Recommandations de la CE

 

Audit & contrôles de gestion : Les États membres, c'est-à-dire les Autorités de gestion, sont encouragés à effectuer des vérifications sur pièces dans la mesure du possible jusqu'à ce que le personnel puisse effectuer des visites sur place en toute sécurité, ou à les reporter au second semestre de 2020.  L'autorité d'audit (AA) devrait effectuer les activités d'audit dans la mesure du possible et, une fois l'urgence passée, l'AA pourra évaluer s'il est nécessaire de compléter le travail en inspectant l'opération sur place pour vérifier la mise en œuvre physique du projet ou obtenir des clarifications supplémentaires.  L'AA évaluera l'étendue des activités à réaliser en fonction des ressources et du temps disponibles, afin d'assurer la présentation du rapport annuel de contrôle pour le 15 février 2021.

Les contrôleurs de premier niveau (CPN) peuvent exceptionnellement éviter d'effectuer la visite physique sur place aussi longtemps que le CPN :

  • pourra recevoir des garanties par des moyens comparables (par exemple, photos, agendas, entretiens téléphoniques) concernant l'existence et la réalité des biens, travaux et services acquis et le fait que le projet a été réalisé conformément au formulaire de candidature.
  • expliquera dans le rapport que le contrôle sur place n'a pas été effectué en raison de la crise du Covid-19 et rappellera la nature des activités du projet (essentiellement immatérielles, pas ou très peu d'équipement)
  • documentera la manière alternative dont la garantie a été obtenue dans le rapport de contrôle de premier niveau indépendant

Conformité de l'audit : Les vérifications et les audits de gestion doivent continuer à vérifier la conformité aux règles applicables. 

Éligibilité des dépenses : Sauf indication contraire des règles nationales, le cadre législatif pour la mise en œuvre des programmes des Fonds structurels et d'investissement européens reste pleinement applicable, y compris pour les marchés publics.  Le bénéficiaire doit veiller à demander le remboursement de tout montant ou toute compensation auprès d'une assurance ou de toute autre source.  Tout montant reçu par une assurance, ou toute compensation d'autres sources (par exemple, une couverture d'assurance responsabilité civile compensant la non-exécution d'un contrat, une assurance voyage compensant les frais de voyage d'un événement annulé, des frais de voyage et d'hébergement remboursables, etc.), doit donc être déduit des dépenses éligibles.

Souplesse d'adaptation des opérations : Lorsque l'exécution des contrats est entravée en raison du COVID-19, les autorités nationales doivent exercer leur pouvoir discrétionnaire en autorisant une exécution de substitution ou une mise en œuvre différée.  Les autorités nationales devraient envisager d'ajuster les opérations afin de minimiser l'impact de la force majeure sur les programmes.  Les autorités nationales pourraient également envisager la possibilité de sélectionner de nouveaux fonctionnements afin d'utiliser efficacement les ressources disponibles et d'atteindre les objectifs fixés pour le programme.

Force Majeure : Il n'est pas évident que l'épidémie doive nécessairement être considérée comme un cas de force majeure dans tous les cas, la Commission estime qu'une analyse minutieuse et une certaine souplesse doivent être accordées à tous les cas de manquement des bénéficiaires à leurs obligations en temps voulu pour des raisons liées à l'épidémie de COVID-19.

Critères de sélection et mise en concurrence : le cadre législatif pour la mise en œuvre des programmes opérationnels reste pleinement applicable ; il faut veiller au respect des règles communautaires pertinentes, y compris les dispositions relatives à la sélection des opérations prévues à l'article 65, paragraphe 6, et à l'article 125, paragraphe 3, du RPDC.

 

Foire aux questions – Première publication le 21 avril 2020

 

Question 1

Q Continuerons-nous à traiter les demandes de paiement ?

R Oui. Nous reconnaissons qu'il est important, en cette période d'incertitude, que les organisations maintiennent leur trésorerie et évitent toute perturbation inutile du financement des projets. Lorsque vous le pouvez, veuillez soumettre votre demande de remboursement complète conformément à la convention FEDER, avec les pièces justificatives habituelles, sur eMS.

Veuillez fournir toutes les pièces justificatives, lorsque vous ne le pouvez pas, veuillez fournir ce que vous pouvez.

Si vous ne pouvez pas respecter la date limite de soumission des demandes indiquée par la convention FEDER, veuillez en informer le Secrétariat conjoint (JS), en indiquant à votre interlocuteur la date à laquelle vous comptez soumettre votre demande.

Documents de preuve :

Nous reconnaissons qu'il peut être difficile de rassembler certains documents de preuve à l'heure actuelle. Dans la mesure du possible, veuillez fournir les preuves demandées. Si cela n'est pas possible dans l'immédiat, nous ne retarderons pas le paiement de votre demande, mais nous vous contacterons ultérieurement pour nous assurer que les preuves pertinentes sont fournies.

Nous examinerons la nécessité de prolonger ces dispositions pour une période plus longue au fur et à mesure de l'évolution de la situation.

Vous devez toutefois veiller à maintenir une piste d'audit complète et solide, car les demandes seront vérifiées/auditées comme d'habitude ou ultérieurement par votre CPN ainsi que le SC/l’AG, et les exigences normales en matière de preuve s'appliqueront.

 

Question 2

Q Le projet connaitra une sous-consommation en 2020, cet argent sera-t-il automatiquement perdu pour le projet ?

R Non. Nous reconnaissons qu'il peut être impossible pour certains projets de fonctionner normalement et que cela peut avoir un impact sur les performances. Nous travaillerons avec vous pour réévaluer les finances et nous envisagerons également de décaler les dates de fin, si possible dans le cadre du programme, pour permettre aux projets de rattraper leur retard.

 

Question 3

Q Le projet sera-t-il automatiquement pénalisé si les résultats ne peuvent pas être fournis en raison de l'impact de COVID-19 ?

R Non. Comme pour les finances, nous travaillerons avec vous au cas par cas pour revoir les profils si nécessaire, il n'est pas nécessaire de soumettre une modification du projet à ce stade, bien que cela puisse être demandé ultérieurement pour confirmer les résultats convenus. Aucune pénalité ne sera appliquée en cas de réduction des résultats convenus par l'autorité de gestion (AG), conformément aux orientations actuelles en matière de performance du programme.

 

Question 4

Q Le programme continuera-t-il à soutenir les coûts des projets dont l'activité a cessé ou est temporairement suspendue ?

R Non. Veuillez noter que les coûts salariaux ne peuvent pas être couverts lorsque la livraison a cessé ou est temporairement suspendue.

Il est également important de noter que lorsque les employeurs choisissent de redéployer formellement le personnel du projet vers des activités en dehors du projet, que le projet continue ou soit suspendu, ces coûts salariaux ne sont pas éligibles à un soutien de la part du programme.

 

Question 5

Q Les projets pourront-ils couvrir les coûts de personnel s'il tombe malade à cause du coronavirus ?

R Oui. Conformément aux règles nationales d'éligibilité actuelles, si le personnel engagé à 100 % dans le projet est certifié ou auto-certifié comme étant malade, nous paierons les coûts salariaux et les indemnités contractuelles de maladie comme d'habitude.

Si le personnel engagé à 100 % est isolé et incapable d'entreprendre un travail dans le cadre du projet et que l'employeur est obligé de le payer, nous traiterons cette situation de la même manière que les indemnités de maladie et couvrirons les coûts comme d'habitude.

Lorsque le temps du personnel n'est que partiellement consacré à un projet en utilisant soit les taux horaires soit les méthodes de pourcentage, ceux-ci doivent être appliqués en utilisant les règles existantes.

Conformément à la question 4, si l'activité du projet a cessé ou est temporairement suspendue ou si le personnel a été redéployé, les coûts liés aux indemnités de maladie ne sont pas éligibles à une aide car ces personnes ne travailleront pas sur le projet.

 

Question 6

Q Les fonds peuvent-ils être utilisés pour couvrir une partie de la contribution de 20% de l'employeur aux coûts salariaux dans le cadre du régime HMT (département anglais du trésor de sa majesté) ?

R Non. Lorsque la prestation a cessé et que les employeurs cherchent à obtenir une aide dans le cadre du programme gouvernemental de maintien de l'emploi des personnes atteintes du coronavirus, le programme ne contribuera pas aux coûts salariaux.

 

Question 7

Si le personnel est en congé de maladie, nous sommes préoccupés par l'impact que cela aura sur les finances dont nous pouvons demander le remboursement. Pouvons-nous (a) augmenter les pourcentages demandés par d'autres employés qui ne réclament pas actuellement 100 % du temps et (b) pouvons-nous introduire une couverture de remplacement du personnel (en supposant que nous ayons besoin d'un contrat pour eux avant qu'ils ne commencent à travailler) ?

R 

(a) Oui. Le personnel à temps partiel peut augmenter son pourcentage pour couvrir les absences pour maladie.

(b) Le coût de remplacement du personnel est généralement éligible pour les absences maladie de longue durée.

L'augmentation du pourcentage du temps de travail du personnel à temps partiel et les coûts de remplacement à court terme sont éligibles pour autant qu'un contrat soit en place avant que l'employé ne commence à travailler.

 

Question 8

Q La Commission européenne envisage de modifier les règlements, par exemple en matière d'aides d'État, pour répondre à la situation. Devons-nous suivre les règles actuelles ?

R Oui, la Commission européenne a proposé une série de flexibilités limitées dans le cadre de l’IIRC et de l’Encadrement Temporaire pour les mesures d’aides d'État en réponse à la situation d'urgence actuelle.

Toutefois, jusqu'à ce que de nouvelles recommandations soient publiées, vous devez continuer à suivre les règles et réglementations actuelles en matière d'aides d'État et de mise en concurrence. Si la situation venait à changer, nous vous en informerons.

 

Question 9

Q Pouvons-nous modifier notre activité de projet dans le cadre des règles actuelles pour aider les entreprises à faire face à la situation ?

R Oui. Nous reconnaissons que les projets existants peuvent avoir des opportunités de modifier leur approche ou de recentrer leur soutien afin d'aider les entreprises à répondre à la situation actuelle. Il est important de noter que la situation évolue et qu'il est donc possible que le personnel du SC/de l’AG ne puisse pas répondre immédiatement. Cependant, si vous souhaitez réviser votre projet, veuillez fournir les détails à votre contact au sein du SC en premier lieu.

 

Question 10

Q Pouvons-nous changer la manière dont nous réalisons l'activité du projet ?

R Oui, si vous souhaitez adopter des méthodes de mise en œuvre à distance, par exemple à distance ou en ligne, ou apporter d'autres changements à la manière dont vous livrez le projet, cela ne pose aucun problème. Pendant la crise, nous accepterons les documents de preuves électroniques s'il n'est pas possible de fournir des copies papier et des signatures manuscrites et nous avons récemment mis à jour notre manuel du programme en conséquence. Il est obligatoire de fournir des copies papier et des signatures manuscrites "une fois la crise passée".

 

Question 11

Q Les frais d'annulation sont-ils éligibles ?

R Oui. Lorsqu'un projet encourt des coûts pour des activités qui n'ont pas pu être réalisées en raison d'événements ou de décisions échappant à leur contrôle (par exemple, des réunions sont annulées par des tiers ou suite à des conseils du gouvernement), ces dépenses seront éligibles à condition que le SC/l’AG soient assurés que des mesures raisonnables ont été prises pour minimiser ces coûts, que les coûts ne peuvent pas être remboursés par d'autres sources et que des preuves claires du statut/circonstances du paiement et de l'annulation soient conservées.

 

Question 12

Q Si nous avons besoin de technologies informatiques supplémentaires pour soutenir le travail à distance, est-ce un coût éligible ?

R Oui. Si vous avez besoin d'équipements ou de logiciels supplémentaires pour permettre au personnel du projet de travailler à distance, cela peut être inclus dans les demandes de remboursement.

 

Question 13

Q Comment puis-je informer l'autorité de gestion et obtenir son accord pour toute modification figurant dans cette note ?

R Dans un premier temps, vous devez contacter votre interlocuteur dans le SC par courriel en exposant clairement tous les changements que vous prévoyez dans la mesure de vos possibilités. Votre contact au SC examinera la demande et transmettra l'accord de l'Autorité de gestion (le cas échéant) sous forme de courriel. Il n'est pas nécessaire de soumettre une demande de modification de projet pour les actions dans le cadre du COVID19, sauf demande spécifique.  Les modifications pour des raisons autres que le COVID19 doivent être soumises conformément aux règles du programme.

 

Question 14

Q Soumission de candidatures complètes : En ce qui concerne les candidatures en cours, notre candidature sera-t-elle désélectionnée si nous n’en respectons pas la date de dépôt ?

R Nous reconnaissons qu'il sera difficile pour certains projets de respecter les délais actuels. Si vous le pouvez, veuillez soumettre votre demande avant la date limite convenue. Si vous n'êtes pas en mesure de respecter les délais, veuillez contacter votre coordinateur de l’animation, nous envisagerons des prolongations au cas par cas.  D'autres appels à projets seront disponibles plus tard dans l'année.